監査で何度も突き返される…！「不適合（指摘事項）」に対する是正処置の書き方と根本原因分析

JFS-BやHACCPなどの第三者監査・審査を受けた後、最も担当者を悩ませるのが「不適合（指摘事項）に対する是正処置報告書の提出」です。

「担当者をきつく指導しました」「手順書を壁に貼り出しました」「清掃を徹底します」と書いて提出したのに、監査員から「それは是正処置になっていません」「根本原因は別にあるはずです」と突き返されてしまった経験はありませんか？期限が迫る中、これ以上どう書けばいいのか分からず、頭を抱える品質管理担当者は非常に多いです。

本コラムでは、監査員が本当に求めている「是正処置」の考え方から、審査を一発でクリアするための「原因分析」と「水平展開」の技術を、具体的な例文を交えて分かりやすく解説します。

1. 「修正」と「是正処置」の決定的な違い

是正処置報告書が突き返される最大の理由は、「修正」と「是正処置」を混同していることにあります。この二つは、食品安全マネジメントシステム（ISOやHACCP、JFS規格など）において明確に区別されています。

① 修正（Correction）とは？

「修正」とは、今起きている問題（不適合）をとりあえず取り除く、その場しのぎの応急処置のことです。

• 事例：床にゴミが落ちていた（指摘）
• 修正：そのゴミをすぐに拾って捨てた、清掃した。

監査員から見れば「ゴミを拾うのは当たり前」です。「よし、直したから合格」とはなりません。なぜなら、明日また同じようにゴミが落ちる可能性が高いからです。

② 是正処置（Corrective Action）とは？

「是正処置」とは、その不適合が起きた「根本的な原因（ルート・コーズ）」を突き止め、二度と同じことが起きないような仕組み（再発防止策）を作ることです。

なぜ床にゴミが落ちていたのか？「担当者の意識が低かった」ではなく、「ゴミ箱の配置が悪くて捨てにくい」「作業スピードに対して清掃の時間が割り当てられていない」「そもそもゴミが発生しやすい包材を使っている」といった「仕組み（システム）の欠陥」を見つけ出し、そこを改善することが求められているのです。

2. 【例文あり】「なぜなぜ分析」で根本原因を見つける

是正処置を書く上で欠かせないのが、トヨタ生産方式などでも知られる「なぜなぜ分析」です。「なぜ？」を繰り返すことで、個人のミスという表面的な理由から、組織や仕組みの欠陥という根本原因へと深掘りしていきます。

例えば、「重要管理点（CCP）である加熱工程で、温度記録の記入漏れがあった」という監査の指摘事項への回答を比較してみましょう。

これは典型的な「個人の不注意」に責任を押し付けただけの回答です。人間の注意力には限界があるため、監査員は「厳しく指導したところで、また忘れるよね？」と判断して絶対に不合格（再提出）とします。

このように、「精神論（気をつける）」ではなく「仕組みと環境（ルールや設備）」を変えるアプローチこそが正しい是正処置です。

3. 仕上げに必要な「水平展開（横展開）」

完璧な是正処置を提出しても、もう一つ監査員から確認されるポイントがあります。それが「水平展開（横展開）」の有無です。

加熱工程で起きた記録漏れのエラーは、冷却工程や金属探知機の工程でも同じように起こる「仕組みの欠陥」を含んでいないでしょうか？

「今回の原因は他の工程でも起きるリスクがないか検証し、全工程の記録確認のタイミングとバインダー位置を同時チェックし、同様の改善を実施しました」と一言添えるだけで、監査員のあなたに対する信頼度は劇的に跳ね上がり、システムの継続的改善能力が高く評価されます。